Acht tips voor sterk leiderschap tijdens crisissituaties

Acht tips voor sterk leiderschap tijdens crisissituaties

Goed leiderschap is voor iedere organisatie van groot belang, maar in tijden van crisissituaties kan goed (of slecht) leiderschap een organisatie maken of breken. Een organisatie leiden tijdens een crisissituatie is echter niet gemakkelijk. Veel is onduidelijk, informatie ontbreekt, emoties lopen op en toch is het jouw taak om cruciale beslissingen te nemen. Hoe kan jij, als leider, jouw rol tijdens een crisis het beste invullen? Dat lees je in dit blog met praktische tips.

De druk op je schouders en de daarbij horende risico’s zijn hoog. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor jou persoonlijk. Want wanneer het misgaat, zijn het vaak de CEO’s en leiders die het toneel moeten verlaten. De volgende acht tips helpen je op weg.

Tip 1: Hou je kernteam klein, relevant en flexibel

Tijdens een crisis heb je behoefte aan de expertise uit je organisatie. Aangezien crisissituaties bijna ieder aspect van de organisatie beïnvloeden, ontstaat veelal de neiging om meerdere onderdelen van je organisatie (HR, communicatie, financiën, externe stakeholders, operationele afdelingen, advocaten, etc.) toe te voegen aan je crisisteam. Te grote kernteams zijn echter chaotisch en niet in staat om snel belangrijke beslissingen te nemen. De beste kernteams zijn daarom klein. Tegelijkertijd kan de informatie van andere stakeholders of specialismen je ook helpen om de juiste beslissingen te nemen. Hoe breng je deze tegenstrijdigheid samen? Werk bijvoorbeeld met het ‘vissenkom-model’, waarbij de belangrijkste specialismen aan tafel zitten, maar er ook twee lege stoelen zijn. Rondom je kernteam bevindt zich vervolgens een flexibele schil met experts die, wanneer jij denkt dat het nodig is of zij zelf met goede argumenten hiervoor komen, aan tafel kunnen gaan zitten. Maar onthoud: ieder aan tafel heeft een stem, maar niet per se het recht om mee te beslissen.

Tip 2: Werk met gespecialiseerde subteams

Het kernteam is er om de koers te bepalen en cruciale beslissingen te nemen. Het daadwerkelijk uitvoeren van deze beslissingen behoort echter niet tot haar taak.
In de meeste gevallen hebben de kernleden hier ook geen tijd voor. Werk daarom altijd met specialistische subteams die een kernlid ondersteunen door besluiten uit te voeren en resultaten en informatie aan te bieden.

Tip 3: Let op de emotionele veiligheid

Een cruciaal onderdeel van de leidersrol tijdens een crisis is het stimuleren van emotionele veiligheid binnen het kernteam en de organisatie. Leden moeten niet alleen de ruimte krijgen om hun mening, vragen en zorgen te delen, maar moeten dit ook durven doen. Hiervoor is een veilige omgeving nodig waarbinnen fouten gemaakt mogen worden.

Tip 4: Bepaal prioriteiten

Tijdens een crisis wordt er van een organisatie, het crisisteam en de leider veel gevraagd. En alle beslissingen, keuzes en acties zijn van groot belang. Toch is het niet mogelijk om alles in je eentje te bepalen óf alles direct te beslissen. Stel jezelf en je team daarom de volgende vragen: wat is het allerbelangrijkste op dit moment? Wat kunnen we nog niet beslissen en wat hebben we daarvoor nodig? Wat kunnen we later oppakken? Denk ook aan de vraag: ‘wat moeten we nu absoluut niet doen?’. Bepaal vroegtijdig wat je prioriteiten zijn en begin bovenaan de lijst. Mobiliseer vervolgens je medewerkers om oplossingen te bedenken en te implementeren die jouw prioriteiten dienen.

Tip 5: Denk in scenario’s

Crisissituaties zijn onzeker. Niemand heeft een glazen bol en gedetailleerde, nauwkeurige voorspellingen komen in veel gevallen niet (volledig) uit. Anticiperen op een reeks mogelijke ontwikkelingen en algemene scenario’s helpt je om toch vooruit te plannen en voorbereidingen te treffen voor het geval de crisis zich in de loop van de tijd anders ontvouwt.

Tip 6: Vind de balans tussen top-down, bottom-up én outside-in

Ondanks dat veel beslissingen tijdens een crisis top-down besloten moeten worden, moet een leider nooit vergeten te luisteren naar de buiten- en de binnenwereld. De crisis bevindt zich namelijk niet alleen binnen jouw kernteam. Door te weten welke vragen zowel in de binnen- als de buitenwereld van een organisatie de ronde doen, is het mogelijk snel relevante vragen te beantwoorden en/of speculaties en geruchten de kop in te drukken. Ontwikkel daarom een goede balans tussen top-down (welke beslissingen moet jij nemen?), bottom-up (naar welke vragen, problemen én oplossingen van binnen je organisatie moet je luisteren?) en outside-in (wat leeft er in de buitenwereld en hoe speel je hierop in?). Een goed hulpmiddel is een allesomvattende omgevingsanalyse.

Tip 7: Vergeet de binnenwereld niet

Tijdens grote crisissituaties ligt de focus vaak op de buitenwereld. Tenslotte zijn het klanten, cliënten of het algemene publiek die de reputatie van de organisatie bepalen. Tegelijkertijd moet de invloed van de medewerkers niet worden onderschat. Medewerkers zijn merkambassadeurs die voortdurend in contact staan met de buitenwereld. Maak medewerkers dan ook niet monddood, maar faciliteer hun bij hun communicatieve rol. Vergeet daarnaast niet dat ook binnen je organisatie veel vragen en onzekerheden zullen leven. Het belang van interne communicatie en HR moet dan ook niet onderschat worden.

Tip 8: Oefen uitgebreid en bereid je voor

Veel zaken die tijdens een crisis spelen, kunnen vooraf geregeld worden. Een goede voorbereiding is dan ook van groot belang. Deze bestaat vaak uit drie aspecten:
(1) bereid je organisatie voor. Bestaat er een kernteam? Bestaan er specialistische uitvoerende teams? Heb je nagedacht over alarmering, risicoanalyses en evaluaties? (2) Bereid je voor op scenario’s. Wat zou jouw organisatie kunnen overkomen? Bepaal vervolgens vooraf prioriteiten en mandaten en neem alvast beslissingen. Dat scheelt je tijdens de crisis een hoop tijd.
(3) oefenen, oefenen, oefenen. Een crisis vraagt om crisisconditie en dat krijg je niet zomaar. Hoe vaker je een crisis (fictief) meemaakt, hoe gemakkelijker het in het echt wordt. Maak crisisoefeningen daarom een terugkerend onderdeel van je voorbereiding.

Vergeet als laatste niet dat crisissituaties onzeker, stressvol en in sommige gevallen zelfs beangstigend zijn. Ieder mens reageert hier anders op. Let daarom goed op elkaar en wees open over de emoties die spelen. Zeker bij langdurige crisissituaties kan je te maken krijgen met burn-out, oververmoeidheid en subjectiviteit. Vragen om hulp van een externe expert of tegenspreker kan op die momenten helpen.

Meer weten over crisiscommunicatie? Klik hier voor onze pagina over crisiscommunicatie.

Marije van Kwawegen

Consultant, Sterk Werk Communicatie

Meet The Team: Joey Brink

Meet The Team: Joey Brink

Het is weer tijd voor onze rubriek Meet the Team. Deze maand is het de beurt aan onze consultant Joey Brink (28). Joey is sinds februari 2021 in dienst bij Sterk Werk en in zijn functie is hij met name verantwoordelijk voor pr-werkzaamheden en het onderhouden van de website en social media van Sterk Werk Communicatie.

Waarom heb je voor het communicatievak gekozen?

Tussen 2010 en 2013 heb ik op het mbo marketing en communicatie gestudeerd. Na het behalen van mijn diploma wist ik dat mijn lat hoger lag en besloot ik naar het hbo te gaan. Echter heb ik tweemaal geen goede keuze gemaakt qua studierichtingen. In 2016, na enkele tussenjaren, besloot ik nogmaals een poging te doen op het hbo. In september van dat jaar begon ik met mijn studie ‘Communicatie’ aan de Hogeschool van Amsterdam. Dit keer met succes, in oktober 2020 behaalde ik mijn diploma. Vervolgens stond ik voor de uitdaging om in coronatijd een eerste stap te zetten op de arbeidsmarkt. Na een oproep via LinkedIn kwam ik met onze directeur crisiscommunicatie en mediatrainingen Dick van Gooswilligen in contact om een eventueel dienstverband bij Sterk Werk te bespreken. Dick en ik hebben elkaar leren kennen tijdens mijn studie aan de Hogeschool van Amsterdam. Al snel bleek dat er een wederzijdse match was en deed Sterk Werk mij een aanbod dat ik vervolgens accepteerde. Nu zeven maanden later werk ik nog steeds met veel enthousiasme en plezier voor mijn eerste werkgever.

Vertel eens wat meer over hoe je het werken bij Sterk Werk Communicatie ervaart

Met communicatie kan je daadwerkelijk wat veranderen voor organisaties en mensen. Door slimme communicatietechnieken in te zetten, kan je organisatie en mens van dienst zijn en je stempel drukken. Dat trekt mij aan. Ook het brede scala aan soorten communicatie in ons vak vind ik zeer interessant; van interne communicatie tot crisiscommunicatie, overal komt uitdaging en een gezonde spanning om de hoek kijken.

Hetgeen wat werken bij Sterk Werk interessant maakt is het feit dat wij ons als communicatiebureau focussen op meerdere communicatiefacetten. Het werk is zodanig variërend, dat geen dag hetzelfde is. Als junior krijg ik hier alle kansen en tijd om mijzelf te ontwikkelen. Ik heb het idee dat ik elke dag aan het leren ben. Ook ligt de no-nonsense mentaliteit die hier aanwezig is mij ook erg goed. Wat dat betreft is Sterk Werk een echt Rotterdams bedrijf, al hebben wij nu ook een kantoor in het gezellige Eindhoven. Gezelligheid is een belangrijk gegeven binnen Sterk Werk. Ik maak deel uit van een hecht team waar ieder zijn of haar kwaliteiten inzet, waardoor we elkaar vervolgens versterken. Tevens investeert Sterk Werk in een langetermijnrelatie met zowel klanten als medewerkers, iets wat ik persoonlijk zeer belangrijk vind.

Wat bij mij voor voldoening zorgt, is als ik kan bijdragen om samen met mijn collega’s complexe en interessante vraagstukken voor klanten op te lossen. Maar ook als klanten laten weten dat zij tevreden zijn met werk wat direct geleverd is door mijzelf of advies wat ik gegeven heb aan klanten en/of collega’s. Ook de vele mogelijkheden die Sterk Werk mij biedt om mijzelf door te ontwikkelen, zorgen bij mij voor voldoening. Dit geldt tot slot ook voor de hechte relatie die ik heb met mijn collega’s.

Wat is de belangrijkste communicatieles die je geleerd heb en iedereen wil meegeven?

Goede communicatie begint met luisteren. Door goed te luisteren naar klanten, ontdek je vaak de echte problemen waar klanten mee zitten en helpt dit daadwerkelijk om het probleem op te lossen.

Waar zie jij jezelf over vijf jaar?

Het leven heeft geen glazen bol, dus aan voorspellingen zal ik me dan ook niet wagen. Wel hoop ik over vijf jaar een sterke en ervaren positie te hebben verworven binnen Sterk Werk en nog steeds onze klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. Ik wil ook dan nog elke dag leren en mijzelf ontwikkelen.

Kan je iets leuks vertellen over jezelf buiten het werk om?

Buiten het werk om ben ik een groot liefhebber van voetbal en bezoek ik regelmatig voetbalwedstrijden van mijn favoriete voetbalclub ter hoogte van Alkmaar. Daarnaast luister ik graag naar muziek, met in het bijzonder Elvis Presley. Ik ben van kinds af aan al groot fan van ‘The King of Rock ‘N’ Roll’ en heb in 2016 zijn huis ‘Graceland’ in Memphis bezocht. Ook breng ik graag tijd door met mijn vriendin en vrienden. Tot slot ga ik over een half jaar samenwonen met mijn vriendin Cathy in ons nieuwbouwhuis in de Middenbeemster. Hier kijk ik ontzettend naar uit!

 

Benieuwd naar de rest van ons team?

Bekijk hier het team van Sterk Werk!

Media-aandacht genereren met persberichten: deel 1 – het voortraject

Media-aandacht genereren met persberichten: deel 1 – het voortraject

Voor veel organisaties is het versturen van een persbericht een belangrijke manier om in de media te komen. Een persbericht maken en verzenden, lijkt eenvoudig, maar hoe zorg je dat het door journalisten wordt opgepakt en de media-aandacht genereert die je graag wilt behalen? In twee blogs gaan we hier op in en delen we tips. In dit eerste deel aandacht voor het traject voordat er ook maar één letter op papier staat.

Wat is dat eigenlijk, nieuws?

Begin nooit meteen met het schrijven van een persbericht! NOOIT. Er gaat een heel traject vooraf aan het moment waarop je daadwerkelijk in de digitale pen klimt. Denk om te beginnen na over de nieuwswaarde van het bericht. Iets wat nieuwswaardig is voor jouw organisatie, hoeft dat niet per se voor de buitenwereld te zijn. Wat nieuws is, is eigenlijk heel subjectief, maar afhankelijk van veel factoren, zoals actualiteit, plaats, context en uniekheid. Wat voor het ene journalistieke medium nieuws is, zal dat voor een ander medium niet zijn. Vergeet daarom niet te monitoren welke journalisten zich met een specifiek onderwerp bezighouden en hier regelmatig over publiceren. Zo achterhaal je bij welke media de kans het grootst is dat jouw onderwerp wordt opgepakt en zorg je dat je bij het verzenden van het persbericht niet ‘met hagel schiet’ maar je richt op media en journalisten die relevant zijn voor je onderwerp.

Advocaat van de duivel

Om richting te geven aan de invalshoek van je persbericht is het belangrijk af te vragen wat de maatschappelijke relevantie is van jouw bericht en voor wie het relevant is. Plus, wat is de relevantie van jouw organisatie bij dit onderwerp? Voeg je iets nieuws toe, een product of dienst, of bijvoorbeeld ook een compleet nieuwe zienswijze op een thema (novel point of view)?

Durf ook advocaat van de duivel te spelen: kun je alle te verwachten kritische vragen over het onderwerp ook beantwoorden? En is een persbericht eigenlijk wel het juiste middel om je nieuws mee naar buiten te brengen? Of zou een 1-op-1-gesprek met een journalist waarin je bijvoorbeeld een primeur weggeeft beter zijn? Heb je ook aan een persbijeenkomst gedacht? Kortom, staar je niet blind op het persbericht maar houd alle opties open.

Media-aandacht creëren

De nieuwswaarde van je persbericht is een voorwaarde om uiteindelijk media-aandacht te krijgen. Hoe zorg je dan voor die nieuwswaarde? Er zijn verschillende manieren om dat te doen:

  • Research based PR: door het (laten) uitvoeren van een onderzoek komen nieuwe feiten en data boven water
  • Haak in op een actueel onderwerp of moment
  • Wees ergens de eerste of enige mee
  • Plaats je boodschap in een bredere maatschappelijke context

Data spelen een belangrijke rol bij het creëren van nieuws(waarde). Dat kan zijn doordat jij unieke data hebt die niemand anders heeft en waar dus nieuws in kan zitten. Periodiek een bepaald onderzoek (laten) uitvoeren, is daarom een goede manier om nieuws te creëren. Journalisten weten op een gegeven moment dat jouw organisatie regelmatig met een onderzoek komt en waar ze nieuwe data over het onderwerp kunnen vinden. Zo zorg je niet alleen voor nieuws en media-aandacht, maar kan dit uiteindelijk voor een gezaghebbende positie (thought leadership) zorgen op een thema, zeker als andere organisaties niet over dat onderwerp publiceren.

Het interne proces: checklist

Naast bovenstaande aandachtspunten zijn er nog meer zaken waar je voordat het schrijfproces van een persbericht begint, op moet letten. In onderstaande checklist zetten we ze op een rij:

  • Nieuwswaarde: ben je er zeker van dat je persbericht voldoende nieuwswaarde heeft? Waarom wel/niet?
  • Is de afstemmingsroute bekend? Wie wil intern (en als je met een bureau samenwerkt ook extern) wanneer welke versie zien van het persbericht voordat het akkoord is bevonden?
  • Zijn je woordvoerders beschikbaar voor vragen vanuit de media op het moment dat je persbericht naar buiten gaat? En zijn ze ook goed getraind in het omgaan met media?
  • Timing? Is het moment van verzending geschikt? Vlak voor het weekend een persbericht verzenden is niet altijd even slim. Hetzelfde geldt net voor een belangrijk media-evenement, zoals Prinsjesdag. Vergeet ook de interne timing niet! Als afdeling X een persbericht uitstuurt op dinsdag en afdeling Y op woensdag, kunnen journalisten dit wellicht als overkill zien omdat jouw organisatie in beide gevallen de afzender is.
  • Content? Is er content beschikbaar met meer informatie? Denk aan blogs over het onderwerp of een whitepaper over je nieuwe product/dienst. Kunnen journalisten en andere geïnteresseerden op jouw website snel vinden wat ze zoeken? Als dat niet het geval is, is de kans groot dat ze snel hun interesse verliezen. Zorg dus dat je vooraf nadenkt over welke content er beschikbaar komt rondom het thema en wie dit gaat doen.

Heb je bovenstaande punten allemaal in kaart gebracht en intern afgestemd? Dan kun je gaan schrijven! Ook dat is een proces op zich. Hoe je dit het beste aanpakt en welke tips wij hiervoor hebben, lees je binnenkort in deel twee!