Woorden en daden

Woorden en daden

Een transparante organisatie die niet op camera wilt reageren. Een informele, platte organisatie met gereserveerde parkeerplaatsen voor de directie. Een duurzame bedrijfsvoering met energieslurpende huisvesting. Voorbeelden te over van hoe communicatie en gedrag soms een tegenovergesteld verhaal vertellen. Alle goede bedoelingen ten spijt, als woorden en daden niet corresponderen met elkaar is je boodschap verre van geloofwaardig. Toch gaat het daar vaak fout, hoe voorkom je dat?

Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar de praktijk is weerbarstiger. Dat o zo klantvriendelijke bedrijf – naar eigen zeggen – waar je na vijftien minuten wachten doorverbonden wordt met de verkeerde afdeling waar ze je niet verder helpen. En wie kent niet het automatische antwoord op je vraag via socials en e-mail dat je reactie krijgt binnen 24 uur. Wat belooft wordt, wordt helaas niet altijd waargemaakt.

Vreemde ogen dwingen

Natuurlijk is er niet één reden waarom dit gebeurt. Meestal is het een opeenstapeling van. Toch geloof ik dat wij als communicatieprofessionals hier grote invloed op uitoefenen. Wij kunnen het verschil maken. Door het te signaleren, op tafel te leggen, de oorzaak te vinden en het gevolg ervan toe te lichten. En ja, dan komt het aan op je kracht als adviseur en je verworven positie in de organisatie of je de boel al dan niet in beweging krijgt. Een onafhankelijke tegenspreker en kritische blik van buiten helpen in de regel in zo’n proces. Soms moet simpelweg iemand anders die spiegel voorhouden en de boodschap brengen.

Vragen om problemen

Toch ben je liever die situatie voor. Mijn ervaring na 20, 25 jaar in het communicatievak is dat je jezelf in veel gevallen een hoop ellende bespaart door processen anders in te richten. Zo ben ik allergisch voor het begrip ‘vertalen naar de werkvloer’. Best gek, alsof de werkvloer een andere taal spreekt. Of het nu om de strategie, merkwaarden of positionering gaat; het klinkt alsof er ergens anders wat bedacht is dat vervolgens als laatste station bij de medewerkers belandt. O ja, en by the way jullie moeten het uitvoeren en er invulling aan geven. Het is zeker niet de realiteit in alle organisaties, maar geloof me, het komt echt nog regelmatig voor. Als je het mij vraagt is dat vragen om problemen.

Betrekken als sleutelwoord

Inmiddels weet ik dat de crux niet zit in het ‘vertalen’ van de strategie, merkwaarden of positionering naar de werkvloer, maar in het betrekken van de medewerkers in de totstandkoming ervan. Laat de mensen die het uiteindelijk moeten uitvoeren en de klanten voor wie je het doet meedenken, meewerken en meebeslissen. Zo werk je tijdens het formuleren van bijvoorbeeld die nieuwe merkwaarden al aan draagvlak, bedenken medewerkers wat het voor hun dagelijkse werkzaamheden inhoudt en toets je met de buitenwereld of je ook echt zo ‘innovatief’ bent als dat je zegt te zijn. En zo niet, wat er nog aan scheelt.

Hoe je zo’n proces voor jouw bedrijf inricht en behoefte aan een kritische blik van buiten of onafhankelijke tegenspreker? Wij helpen je graag, neem gerust contact op!

Jos van der Pluijm

Senior consultant, Sterk Werk Communicatie

Glas is meer dan halfvol

Glas is meer dan halfvol

Communicatieprofessionals werken natuurlijk net als vele anderen vooral thuis en digitaal sinds de uitbraak van de coronacrisis. Ik krijg nog wel eens de vraag of ik daar blij van word en het werk er niet onder lijdt. Toegegeven, het was in het begin zeker even wennen. Maar ik ervaar inmiddels ook dat deze nieuwe manier van werken veel voordelen met zich meebrengt en het resultaat dat we behalen voor onze opdrachtgevers er zeker niet minder op wordt.

Andere vorm van werken: resultaat verzekerd

Met het werken op afstand verloopt de werkdag anders dan we gewend waren. We hebben (veel) meer videocalls, missen het sociale gesprek met onze collega’s aan het bureau en de gezamenlijke lunch. Klantcontact verloopt nagenoeg uitsluitend via beeldbellen of telefonisch, afspraken op locatie zitten er even niet in. Het werk zelf lijdt er echter niet per se onder. Wat blijkt? Allerlei onderzoeken wijzen uit dat we thuis zelfs productiever zijn. Ik herken dat wel.

Ook de dingen die we voor onze klanten doen of maken, zorgen wat mij betreft voor veel lichtpuntjes. We doen dingen anders en ontwikkelen ons daardoor in sneltreinvaart. Als de coronacrisis iets aantoont, is het wel hoe rap we in staat zijn ons aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Alles wordt online, op afstand, vanuit huis. Ik zie vooral de kansen en niet de belemmeringen. Natuurlijk zijn die er ook, maar het glas is wat mij betreft meer dan halfvol.

We organiseren meer dan ooit online persbijeenkomsten. Voor alle betrokken partijen een win-winsituatie: journalisten hoeven niet te reizen, de klant hoeft geen centrale locatie in het land af te huren en wij als communicatiebureau begeleiden de bijeenkomst even eenvoudig als de traditionele variant. En de resultaten spreken boekdelen. Meer journalisten die de bijeenkomsten bijwonen leidend tot een imponerend bereik en hoge waarde met exposure in landelijke -, regionale en vakmedia. Van televisie, radio, online tot en met print.

Organisaties kiezen voor andere communicatiemiddelen

En er zijn meer voorbeelden waarin ‘het nieuwe werken’ zeker niet nadelig is. Zo zijn er bijvoorbeeld heel veel organisaties die voor andere communicatiemiddelen kiezen om hun doelgroep te bereiken en kennis te delen. Podcasts, webinars, we hebben er nog nooit zoveel georganiseerd als in het afgelopen jaar. En ook in de eerste maand van het nieuwe jaar loopt de teller alweer op. Hierin zien we ook ontwikkelingen, want een podcast kan bijvoorbeeld prima opgenomen worden vanaf je thuiswerkplek. Je hoeft – nu het niet altijd kan en mag – niet per se met alle sprekers in een studio samen te komen. Technologie maakt alles mogelijk. Wij regelen het tot aan de edit toe.

Webinars worden in ieder geval in onze praktijk ook meer of juist voor het eerst ingezet. Ze sluiten aan bij het feit dat veel mensen toch al thuis zijn door de coronacrisis en vaker online zijn. Waar congressen of symposia momenteel niet mogelijk zijn, is een webinar een effectieve en laagdrempelige manier voor onze klanten om kennis over te brengen, te inspireren en interesse te wekken voor hun producten en diensten. We helpen hen van concept, programma met gastsprekers, presentatietraining tot en met promotie, technische ondersteuning en de vervolgacties. En dat werkt. Het leidt steevast tot leads en de deelnemersaantallen verveelvoudigen.

De toekomst is hybride

De grote vraag is natuurlijk: wat gebeurt er straks als de coronamaatregelen worden opgeheven? Zitten we dan weer met zijn allen 40 uur per week op kantoor? Zeggen we dan vaarwel tegen de online persbijeenkomst of het webinar en kiezen we weer voor andere vormen? Mijn vermoeden is dat de toekomst hybride zal zijn. Zeg maar, ‘the best of both worlds’. Het ‘nieuwe normaal’ zal niet exact hetzelfde als de huidige situatie zijn, maar ook niet zoals die van voor de coronacrisis. De waardevolle lessen die we de afgelopen maanden met zijn allen hebben geleerd op het gebied van digitaal samenwerken en communiceren en de winst die dit heeft opgeleverd voor organisaties en bedrijven zullen niet verloren gaan. En dat is alleen maar goed!

Jos van der Pluijm

Senior Consultant, Sterk Werk Communicatie

Over profielen, kleuren en voorkeuren – effectief communiceren en samenwerken

Over profielen, kleuren en voorkeuren – effectief communiceren en samenwerken

Hoe communiceer ik zo effectief mogelijk of hoe verkoop ik wat aan een ander? Hoe werk ik het best samen met die ene collega, klant of leverancier? Vragen die je jezelf ongetwijfeld ook wel eens stelt. Zeker als je ervaart dat sommige gesprekken stroever verlopen dan andere. Dat kan in zoveel factoren zitten, maar een van de belangrijkste is het inleven in de ander, je gesprekspartner kennen. Maar hoe doe je dat dan?

Daar zijn verschillende manieren voor. Veel bedrijven maken tegenwoordig gebruik van testen en vragenlijsten om de persoonlijkheid, drijfveren en competenties van collega’s en teams in kaart te brengen. Die zeggen veelal wat over hoe je bent, wat je beweegt en wat je kunt. Het wordt meestal uitgewerkt in kleuren en profielen. Is je gesprekspartner van de details of van de grote lijnen? Van getallen of beelden? Houd daar rekening mee. Klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Want ook jij hebt een voorkeur, misschien ben jij wel van de details maar je gesprekspartner niet.

Stap de wereld van de ander in

Wil jij effectief communiceren en samenwerken, zul je dus in staat moeten zijn om te schakelen tussen verschillende stijlen en je eigen voorkeur soms overboord moeten gooien. Je moet de wereld instappen van de ander. Neem tijd voor je voorbereiding. Wat houdt hem bezig? Wat is belangrijk voor hem? Waar wordt hij blij van? Hoe zit hij in de wedstrijd? Is hij meer van de wat-, wie-, hoe- of waarom-vragen? Zorg dat je op dezelfde golflengte komt.

Tips voor communicatie en samenwerking

Misschien zeg je wel, ik weet het antwoord niet op die vragen. Dat kan, maar als je echt je best doet is mijn overtuiging dat je een heel eind kan komen. Om je verder op weg te helpen, kun je ook eens onderstaand schema raadplegen.

Het deelt ons in vier groepen in. Waarbij niks goed of fout is en het ook niets hoeft te zeggen over je kwaliteiten. Maar wel over waar jij je prettig bij voelt en in herkent. Probeer jezelf en bijvoorbeeld je partner, collega, of een klant maar eens te plaatsen. Natuurlijk herkennen de meesten zich in meerdere groepen, dat is normaal. Maar als je moet kiezen, zul je echt wel een bepaalde voorkeur hebben.

Als je eenmaal weet waar je je gesprekspartner(s) kunt plaatsen, helpt onderstaand schema je in de  communicatie en samenwerking. Is iemand bijvoorbeeld veelal van het creatieve en intuïtieve (B) zorg dan dat je beelden gebruikt in je verhaal en daag diegene uit om met ideeën te komen. Als je alleen maar feiten, cijfers en modellen gebruikt, raak je zo’n iemand kwijt en mis je je doel. Veel plezier met het toepassen en wil je er eens over doorpraten, neem dan vooral contact met mij op!

 

Jos van der Pluijm

Senior Consultant, Sterk Werk Communicatie