Opvallen door jezelf te zijn

Opvallen door jezelf te zijn

In communicatie is het essentieel dat je opvalt. Dagelijks worstelen we als consumenten onze weg door een oerwoud van communicatie-uitingen. Onnoemlijk veel commerciële boodschappen en ook tal boodschappen waar geen enkele commerciële bedoeling achter zit. Via de traditionele media en door de komst van social media heeft het aantal uitingen helemaal een vlucht genomen. Hoe zorg je er als persoon of als organisatie dan voor dat jouw boodschap wordt opgepikt en niet ondersneeuwt? Daar is maar één remedie voor: opvallen.  

Relevantie

Volgens Van Dale is de betekenis van opvallen: in het oog vallen, de aandacht trekken. En laat dat nu precies zijn wat je voor ogen hebt, wat je wilt. Opvallen is synoniem voor gezien worden en voor opzien baren. Maar dat laatste is niet altijd exact wat je wenst. Als communicatieadviseur ga ik voor het credo: ‘Opvallen door jezelf te zijn’. En dat betekent dat je relevantie toevoegt aan opvallen. Opvallen moet een doel hebben. Anders is het ‘leuk doen’ in plaats van ‘leuk zijn’. Zonder relevantie is zelfs de beste grap niet meer dan een flauwe mop. Dan werkt creativiteit eerder tegen je, dan in je voordeel. En het doel moet bij je passen. Zonder doel kun je best wel eens iets raken, maar dat is dan slechts een toevalstreffer. En een strategie kun je niet baseren op een toevalstreffer, dat zou te makkelijk zijn.

Ik moest hier aan denken toen ik recent op LinkedIn dit bericht voorbij zag komen.

Waarom viel dit bericht op tussen alle andere berichten die door m’n tijdlijn heen schieten? Het antwoord ligt voor het oprapen, het viel op omdat de afbeelding op z’n kop stond. Een leuke grappige vondst, creatief bedacht. Maar was het wel relevant? Jazeker, want het artikel ging over omdenken. En zo wordt iets visueel in één klap duidelijk. En het deed mij denken aan een ABRI-poster  met een omgekeerde auto die ik jaren geleden heb gemaakt voor Rover Cars. Helaas heb ik er geen foto meer van. Nooit heb ik meer reacties op een uiting gekregen dan toen die posters door heel Nederland hingen. Iedereen had ‘m gezien en had het er over. Relevante communicatie voor een toen nog relatief onbekend automerk.

Beeldig

Een andere uiting op LinkedIn die mijn aandacht trok was van een andere orde. Zeker geen commerciële insteek, maar wel een voltreffer.

Een bericht van Mardjan Seighali met een foto van het beeld ‘I Viaggiatori – de reiziger’ van Bruno Catalano. Hier geldt met recht het aloude gezegde: “Eén beeld zegt meer dan duizend woorden.” In dit geval zijn woorden overbodig, wat komt dit binnen. De leegte wanneer vluchtelingen moeten vluchten voor hun leven en alles moeten achterlaten.

De kunst in communicatie is het vinden van de juiste woorden en de juiste beelden. Waardoor jouw boodschap opvalt in de jungle van communicatie-uitingen waar we aan bloot worden gesteld. Waardoor wordt onze aandacht getrokken? Wat maakt dat we opeens weer bij de les zijn? Hoe zorg je ervoor dat mensen je horen? En hoe zorg je dat mensen je begrijpen?

Dan is opvallen belangrijk. Het witte schaap in de zwarte kudde. De rode roos in een geel bloemenperk. De man die opstaat uit een zittende menigte. De omgekeerde foto in een bushaltehokje. Allemaal voorbeelden van opvallen, in verschillende context. En een beeld dat blijft hangen.

In communicatie zijn er enkele voorbeelden die nog steeds tot de verbeelding spreken. Denk aan de  introductie van Apple Macintosh tijdens de Superbowl in de Verenigde Staten in 1984 met een tv-commercial die één minuut duurde. Of de introductie van de Opel Tigra in 1996 waarbij op één dag alle Nederlandse radiostations alleen maar radiospots van deze Tigra lieten horen. Of van de kreet “Goejemoggel” van KPN.

Soms kan het ook misgaan, zoals Mike Pence heeft ondervonden tijdens zijn debat met Kamala Harris. Tijdens de live-uitzending landde een bromvlieg op het hoofd van Pence en bleef daar minutenlang zitten.

Op social media ging het niet meer over de inhoud van het debat, maar over ‘de vlieg’. Binnen de kortste keren ontstonden er talloze grappen en memes over het insect. Ook dat is opvallen, maar dan zonder de toevoeging ‘door jezelf te zijn’.

Binnen een week content waarop je verder kunt bouwen

Worstelt jouw organisatie ook met het creëren van content waardoor een campagne maar niet van de grond komt? Is er tijd tekort om goede en relevante artikelen te schrijven, podcasts te maken of video’s te produceren? Moeite met het maken van samenhangende content over complexe thema’s? Of loop je ertegenaan dat je interne experts geen tijd hebben voor het aanleveren van noodzakelijke input? De contentbootcamp van Sterk Werk brengt hier verandering in en levert je binnen één werkweek de content op waarmee jij direct verder kunt!

Frans Colthoff

Senior Consultant, Sterk Werk Communicatie

Iedere organisatie zou zichzelf een factchecker moeten gunnen

Iedere organisatie zou zichzelf een factchecker moeten gunnen

Miljoenen Nederlanders zijn iedere dag op zoek naar (online) nieuws. Tijdens die zoektocht is de kans groot dat daar nepnieuws tussen zit. Vooral bij grote nieuwsgebeurtenissen verschijnen berichten die niet altijd (helemaal) waar zijn. Dit zijn berichten die mensen soms bewust op het verkeerde been zetten. Gelukkig zijn er personen en organisaties die doorlopend het nieuws en (social) media checken op onjuiste en misleidende berichten. Maar, fact checken blijft ondanks alle beschikbare computertechnologie toch altijd mensenwerk. Het zijn gouden tijden voor de factchecker.

Nepnieuws is zo oud als de mensheid zelf. Koninkrijken tuimelden er door om en oorlogen zijn er door ontstaan. Bijna iedereen is er wel een keertje ingetrapt. U ook. Ik ook. De Schiedamse historicus Han van der Horst beschrijft in zijn boek Nepnieuws. Een wereld van desinformatie een keur aan historische voorbeelden van nepnieuws. Eén daarvan komt voor rekening van de Egyptische Faro Ramses II. Hij liet op een monument beitelen dat hij een grandioze overwinning had behaald op aartsvijand de Hittieten. Eeuwenlang zijn Egyptologen in dit verhaal meegegaan. “Toen echter Hittietische bronnen werden ontcijferd, bleek de gebeurtenis daar heel anders te zijn beschreven. Het einde van deze slag was namelijk eerder een ’staakt het vuren’ geweest.”

De Duitse kanselier Bismarck lokte in 1870 een oorlog uit tussen Duitsland en Frankrijk op basis van een door hem gemanipuleerd telegram. En wat te denken van Dolle Dinsdag in september 1944. De wildste geruchten en berichten via BBC-radio gaven de Nederlanders het idee dat de bevrijding van ons land nog een kwestie van uren, hooguit dagen zou zijn. De militaire inval in Irak in 2003 door president Bush jr. berustte op nepnieuws. Saddam Hoessein zou massavernietigingswapens in bezit hebben die een gevaar vormden voor het westen.

Het zijn allemaal voorbeelden uit tijden zonder het internet. Alles ging een tandje langzamer. Sociale media en whatsappgroepen zorgen tegenwoordig voor razendsnelle verspreiding van nepnieuws. Complete (buitenlandse) trollenlegers worden soms ingezet om met behulp van anonieme accounts desinformatie te verspreiden. Nederland bevat bovendien miljoenen burgerjournalisten die van alles iets vinden en vaak eerst doen en dan pas denken voordat ze iets verspreiden/delen.

Schokkende beelden

Recente verspreiding van nepnieuws gebeurde op de avond van de aanslag op misdaadjournalist Peter R. de Vries. Het gerucht ging dat op dezelfde dag de zus van Willem Holleeder was neergestoken, de NOS zou melden dat De Vries was overleden en een ziekenhuismedewerker zou hebben verklaard dat hij hersendood was. Ook verschenen er herkenbare, schokkende beelden van de neergeschoten verslaggever. Waarom brengen mensen dit soort berichten in omloop? Nieuwschecker Alexander Pleijter vertelde in EenVandaag: “Het kan gaan om mensen die een hekel hebben aan Peter R. de Vries of aan nieuwsmedia en ze op deze manier proberen belachelijk te maken. Maar het kan ook gaan om pure baldadigheid om te kijken in hoeverre een bericht wordt opgepakt.”

Op de website van de nieuwscheckers staan ook voorbeelden van de watersnoodramp in Limburg. De voorzitter van de Veiligheidsregio Limburg-Noord waarschuwde voor nepnieuws zoals de onjuiste waarschuwingen dat een gebouw op instorten en een dam op doorbreken stond. Ook werd op sociale media een foto veel gedeeld, waarop een half gezonken auto in een ondergelopen straat was te zien. Op de achterruit lijkt een sticker te zijn geplakt met daarop de woorden ‘Fuck you Greta’, een verwijzing naar de Zweedse klimaatactiviste Greta Thunberg. De foto is echter gefotoshopt.

Lachspieren

Onderzoek heeft aangetoond dat mensen nepnieuws verspreiden om onrust, verdeeldheid, polarisatie of haat te zaaien. Het beïnvloeden van de publieke opinie of verkiezingen gaat vaak gepaard met behulp van nepnieuws. Geld verdienen kan een drijfveer zijn, het kan de lezer/kijker naar bepaalde pagina’s lokken waar veel advertenties staan.

Het is gelukkig niet alleen maar kommer en kwel. Sommige berichten zijn zo doorzichtig nep dat ze  hooguit werken op de lachspieren. Op 1 april blijft het altijd een sport om de goegemeente met nepnieuws op de hak te nemen. En voor het online satirisch nieuwplatform De Speld en het team van Lucky TV is het 365 dagen per jaar 1 april.

Hoe ontdek je dat je te maken hebt met nepnieuws?

  • Allereerst: gebruik je gezonde verstand, vertrouw op je intuïtie/gevoel en blijf zelf nadenken.
  • Een gezonde dosis wantrouwen helpt. Voorkom dat je zelf ook de verspreider van nepnieuws wordt.
  • Overleg bij twijfel eerst met een huisgenoot, een collega of een vriend(in). Delen kan altijd nog!

Check:

  • Wie is de afzender?
  • Wat is de bron?
  • Welke website wordt gebruikt?
  • Van wie is het account?
  • Is het de hele of de halve waarheid?
  • Wat is het doel van het bericht, wat is de intentie ?
  • Welke techniek wordt gebruikt? Check ook de gebruikte lettertypes, foto’s en video’s. Heel vaak worden oude beelden gebruikt voor nepnieuws
  • Wantrouw titels zoals: LET OP, BREAKING NEWS of Oh MIJN GOD!
  • Kijk alleen bij een screenshot of het ook op de desbetreffende nieuwssite staat
  • Wordt het bericht overgenomen door betrouwbare officiële media zoals het ANP, NOS, NU.NL., Teletekst?

Nepnieuws kan de reputatie van mensen en organisaties ernstig beschadigen. Niet voor niets maken veel organisaties daarom dagelijks omgevingsanalyses/mediascans om te ontdekken hoe de buiten- en binnenwereld over hen spreekt. Op deze manier is het ook mogelijk om snel nepnieuws te ontdekken en indien noodzakelijk te corrigeren/nuanceren. Steeds meer organisaties maken daarbij gebruik van een factchecker. In deze tijden geen overbodige luxe om dat specialisme in huis te hebben.

Dick van Gooswilligen

Directeur Crisiscommunicatie & Mediatrainingen, Sterk Werk Communicatie

Acht tips voor sterk leiderschap tijdens crisissituaties

Acht tips voor sterk leiderschap tijdens crisissituaties

Goed leiderschap is voor iedere organisatie van groot belang, maar in tijden van crisissituaties kan goed (of slecht) leiderschap een organisatie maken of breken. Een organisatie leiden tijdens een crisissituatie is echter niet gemakkelijk. Veel is onduidelijk, informatie ontbreekt, emoties lopen op en toch is het jouw taak om cruciale beslissingen te nemen. Hoe kan jij, als leider, jouw rol tijdens een crisis het beste invullen? Dat lees je in dit blog met praktische tips.

De druk op je schouders en de daarbij horende risico’s zijn hoog. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor jou persoonlijk. Want wanneer het misgaat, zijn het vaak de CEO’s en leiders die het toneel moeten verlaten. De volgende acht tips helpen je op weg.

Tip 1: Hou je kernteam klein, relevant en flexibel

Tijdens een crisis heb je behoefte aan de expertise uit je organisatie. Aangezien crisissituaties bijna ieder aspect van de organisatie beïnvloeden, ontstaat veelal de neiging om meerdere onderdelen van je organisatie (HR, communicatie, financiën, externe stakeholders, operationele afdelingen, advocaten, etc.) toe te voegen aan je crisisteam. Te grote kernteams zijn echter chaotisch en niet in staat om snel belangrijke beslissingen te nemen. De beste kernteams zijn daarom klein. Tegelijkertijd kan de informatie van andere stakeholders of specialismen je ook helpen om de juiste beslissingen te nemen. Hoe breng je deze tegenstrijdigheid samen? Werk bijvoorbeeld met het ‘vissenkom-model’, waarbij de belangrijkste specialismen aan tafel zitten, maar er ook twee lege stoelen zijn. Rondom je kernteam bevindt zich vervolgens een flexibele schil met experts die, wanneer jij denkt dat het nodig is of zij zelf met goede argumenten hiervoor komen, aan tafel kunnen gaan zitten. Maar onthoud: ieder aan tafel heeft een stem, maar niet per se het recht om mee te beslissen.

Tip 2: Werk met gespecialiseerde subteams

Het kernteam is er om de koers te bepalen en cruciale beslissingen te nemen. Het daadwerkelijk uitvoeren van deze beslissingen behoort echter niet tot haar taak.
In de meeste gevallen hebben de kernleden hier ook geen tijd voor. Werk daarom altijd met specialistische subteams die een kernlid ondersteunen door besluiten uit te voeren en resultaten en informatie aan te bieden.

Tip 3: Let op de emotionele veiligheid

Een cruciaal onderdeel van de leidersrol tijdens een crisis is het stimuleren van emotionele veiligheid binnen het kernteam en de organisatie. Leden moeten niet alleen de ruimte krijgen om hun mening, vragen en zorgen te delen, maar moeten dit ook durven doen. Hiervoor is een veilige omgeving nodig waarbinnen fouten gemaakt mogen worden.

Tip 4: Bepaal prioriteiten

Tijdens een crisis wordt er van een organisatie, het crisisteam en de leider veel gevraagd. En alle beslissingen, keuzes en acties zijn van groot belang. Toch is het niet mogelijk om alles in je eentje te bepalen óf alles direct te beslissen. Stel jezelf en je team daarom de volgende vragen: wat is het allerbelangrijkste op dit moment? Wat kunnen we nog niet beslissen en wat hebben we daarvoor nodig? Wat kunnen we later oppakken? Denk ook aan de vraag: ‘wat moeten we nu absoluut niet doen?’. Bepaal vroegtijdig wat je prioriteiten zijn en begin bovenaan de lijst. Mobiliseer vervolgens je medewerkers om oplossingen te bedenken en te implementeren die jouw prioriteiten dienen.

Tip 5: Denk in scenario’s

Crisissituaties zijn onzeker. Niemand heeft een glazen bol en gedetailleerde, nauwkeurige voorspellingen komen in veel gevallen niet (volledig) uit. Anticiperen op een reeks mogelijke ontwikkelingen en algemene scenario’s helpt je om toch vooruit te plannen en voorbereidingen te treffen voor het geval de crisis zich in de loop van de tijd anders ontvouwt.

Tip 6: Vind de balans tussen top-down, bottom-up én outside-in

Ondanks dat veel beslissingen tijdens een crisis top-down besloten moeten worden, moet een leider nooit vergeten te luisteren naar de buiten- en de binnenwereld. De crisis bevindt zich namelijk niet alleen binnen jouw kernteam. Door te weten welke vragen zowel in de binnen- als de buitenwereld van een organisatie de ronde doen, is het mogelijk snel relevante vragen te beantwoorden en/of speculaties en geruchten de kop in te drukken. Ontwikkel daarom een goede balans tussen top-down (welke beslissingen moet jij nemen?), bottom-up (naar welke vragen, problemen én oplossingen van binnen je organisatie moet je luisteren?) en outside-in (wat leeft er in de buitenwereld en hoe speel je hierop in?). Een goed hulpmiddel is een allesomvattende omgevingsanalyse.

Tip 7: Vergeet de binnenwereld niet

Tijdens grote crisissituaties ligt de focus vaak op de buitenwereld. Tenslotte zijn het klanten, cliënten of het algemene publiek die de reputatie van de organisatie bepalen. Tegelijkertijd moet de invloed van de medewerkers niet worden onderschat. Medewerkers zijn merkambassadeurs die voortdurend in contact staan met de buitenwereld. Maak medewerkers dan ook niet monddood, maar faciliteer hun bij hun communicatieve rol. Vergeet daarnaast niet dat ook binnen je organisatie veel vragen en onzekerheden zullen leven. Het belang van interne communicatie en HR moet dan ook niet onderschat worden.

Tip 8: Oefen uitgebreid en bereid je voor

Veel zaken die tijdens een crisis spelen, kunnen vooraf geregeld worden. Een goede voorbereiding is dan ook van groot belang. Deze bestaat vaak uit drie aspecten:
(1) bereid je organisatie voor. Bestaat er een kernteam? Bestaan er specialistische uitvoerende teams? Heb je nagedacht over alarmering, risicoanalyses en evaluaties? (2) Bereid je voor op scenario’s. Wat zou jouw organisatie kunnen overkomen? Bepaal vervolgens vooraf prioriteiten en mandaten en neem alvast beslissingen. Dat scheelt je tijdens de crisis een hoop tijd.
(3) oefenen, oefenen, oefenen. Een crisis vraagt om crisisconditie en dat krijg je niet zomaar. Hoe vaker je een crisis (fictief) meemaakt, hoe gemakkelijker het in het echt wordt. Maak crisisoefeningen daarom een terugkerend onderdeel van je voorbereiding.

Vergeet als laatste niet dat crisissituaties onzeker, stressvol en in sommige gevallen zelfs beangstigend zijn. Ieder mens reageert hier anders op. Let daarom goed op elkaar en wees open over de emoties die spelen. Zeker bij langdurige crisissituaties kan je te maken krijgen met burn-out, oververmoeidheid en subjectiviteit. Vragen om hulp van een externe expert of tegenspreker kan op die momenten helpen.

Meer weten over crisiscommunicatie? Klik hier voor onze pagina over crisiscommunicatie.

Marije van Kwawegen

Consultant, Sterk Werk Communicatie

Media-aandacht genereren met persberichten: deel 1 – het voortraject

Media-aandacht genereren met persberichten: deel 1 – het voortraject

Voor veel organisaties is het versturen van een persbericht een belangrijke manier om in de media te komen. Een persbericht maken en verzenden, lijkt eenvoudig, maar hoe zorg je dat het door journalisten wordt opgepakt en de media-aandacht genereert die je graag wilt behalen? In twee blogs gaan we hier op in en delen we tips. In dit eerste deel aandacht voor het traject voordat er ook maar één letter op papier staat.

Wat is dat eigenlijk, nieuws?

Begin nooit meteen met het schrijven van een persbericht! NOOIT. Er gaat een heel traject vooraf aan het moment waarop je daadwerkelijk in de digitale pen klimt. Denk om te beginnen na over de nieuwswaarde van het bericht. Iets wat nieuwswaardig is voor jouw organisatie, hoeft dat niet per se voor de buitenwereld te zijn. Wat nieuws is, is eigenlijk heel subjectief, maar afhankelijk van veel factoren, zoals actualiteit, plaats, context en uniekheid. Wat voor het ene journalistieke medium nieuws is, zal dat voor een ander medium niet zijn. Vergeet daarom niet te monitoren welke journalisten zich met een specifiek onderwerp bezighouden en hier regelmatig over publiceren. Zo achterhaal je bij welke media de kans het grootst is dat jouw onderwerp wordt opgepakt en zorg je dat je bij het verzenden van het persbericht niet ‘met hagel schiet’ maar je richt op media en journalisten die relevant zijn voor je onderwerp.

Advocaat van de duivel

Om richting te geven aan de invalshoek van je persbericht is het belangrijk af te vragen wat de maatschappelijke relevantie is van jouw bericht en voor wie het relevant is. Plus, wat is de relevantie van jouw organisatie bij dit onderwerp? Voeg je iets nieuws toe, een product of dienst, of bijvoorbeeld ook een compleet nieuwe zienswijze op een thema (novel point of view)?

Durf ook advocaat van de duivel te spelen: kun je alle te verwachten kritische vragen over het onderwerp ook beantwoorden? En is een persbericht eigenlijk wel het juiste middel om je nieuws mee naar buiten te brengen? Of zou een 1-op-1-gesprek met een journalist waarin je bijvoorbeeld een primeur weggeeft beter zijn? Heb je ook aan een persbijeenkomst gedacht? Kortom, staar je niet blind op het persbericht maar houd alle opties open.

Media-aandacht creëren

De nieuwswaarde van je persbericht is een voorwaarde om uiteindelijk media-aandacht te krijgen. Hoe zorg je dan voor die nieuwswaarde? Er zijn verschillende manieren om dat te doen:

  • Research based PR: door het (laten) uitvoeren van een onderzoek komen nieuwe feiten en data boven water
  • Haak in op een actueel onderwerp of moment
  • Wees ergens de eerste of enige mee
  • Plaats je boodschap in een bredere maatschappelijke context

Data spelen een belangrijke rol bij het creëren van nieuws(waarde). Dat kan zijn doordat jij unieke data hebt die niemand anders heeft en waar dus nieuws in kan zitten. Periodiek een bepaald onderzoek (laten) uitvoeren, is daarom een goede manier om nieuws te creëren. Journalisten weten op een gegeven moment dat jouw organisatie regelmatig met een onderzoek komt en waar ze nieuwe data over het onderwerp kunnen vinden. Zo zorg je niet alleen voor nieuws en media-aandacht, maar kan dit uiteindelijk voor een gezaghebbende positie (thought leadership) zorgen op een thema, zeker als andere organisaties niet over dat onderwerp publiceren.

Het interne proces: checklist

Naast bovenstaande aandachtspunten zijn er nog meer zaken waar je voordat het schrijfproces van een persbericht begint, op moet letten. In onderstaande checklist zetten we ze op een rij:

  • Nieuwswaarde: ben je er zeker van dat je persbericht voldoende nieuwswaarde heeft? Waarom wel/niet?
  • Is de afstemmingsroute bekend? Wie wil intern (en als je met een bureau samenwerkt ook extern) wanneer welke versie zien van het persbericht voordat het akkoord is bevonden?
  • Zijn je woordvoerders beschikbaar voor vragen vanuit de media op het moment dat je persbericht naar buiten gaat? En zijn ze ook goed getraind in het omgaan met media?
  • Timing? Is het moment van verzending geschikt? Vlak voor het weekend een persbericht verzenden is niet altijd even slim. Hetzelfde geldt net voor een belangrijk media-evenement, zoals Prinsjesdag. Vergeet ook de interne timing niet! Als afdeling X een persbericht uitstuurt op dinsdag en afdeling Y op woensdag, kunnen journalisten dit wellicht als overkill zien omdat jouw organisatie in beide gevallen de afzender is.
  • Content? Is er content beschikbaar met meer informatie? Denk aan blogs over het onderwerp of een whitepaper over je nieuwe product/dienst. Kunnen journalisten en andere geïnteresseerden op jouw website snel vinden wat ze zoeken? Als dat niet het geval is, is de kans groot dat ze snel hun interesse verliezen. Zorg dus dat je vooraf nadenkt over welke content er beschikbaar komt rondom het thema en wie dit gaat doen.

Heb je bovenstaande punten allemaal in kaart gebracht en intern afgestemd? Dan kun je gaan schrijven! Ook dat is een proces op zich. Hoe je dit het beste aanpakt en welke tips wij hiervoor hebben, lees je binnenkort in deel twee!

 

 

Hybride werken; interne communicatie wordt essentieel

Hybride werken; interne communicatie wordt essentieel

Bijna 6 miljoen mensen zijn volledig gevaccineerd in Nederland, de coronamaatregelen zijn versoepeld en organisaties lonken naar een rooskleurige toekomst waarin zij medewerkers weer op kantoor mogen verwelkomen. Wordt het allemaal weer zoals het was? Nee is het antwoord, aangezien er veel medewerkers in hybride vorm willen blijven werken. Wij zien om die reden een essentiële rol weggelegd voor interne communicatie. Onze consultant Joey Brink schreef hier een blog over.

Even een terugblik

Menig werkgever schoot in de stress toen in maart 2020 de intelligente lockdown werd afgekondigd. ‘Zoveel mogelijk thuiswerken’ was het dwingende advies. Voor organisaties restte enerzijds de vraag hoe zij dit gingen managen en anderzijds hoe zij ervoor gingen zorgen dat de communicatie met medewerkers zo optimaal mogelijk bleef. De eerste stappen die organisaties zetten, was het nauwkeurig en intensief communiceren met medewerkers over de coronamaatregelen. Vervolgens werd alles in werking gesteld om medewerkers zo comfortabel mogelijk thuis te laten werken. Hier werden zeer creatieve ideeën voor bedacht. Online borrels, koffiemomenten en vergaderingen werden in no-time een vanzelfsprekendheid. Alsof het nooit anders was geweest. Een fraai praktijkvoorbeeld van hoe hier succesvol mee om werd gegaan, is dat van de Nederlandse Spoorwegen. Zij wonnen in 2020 de communicatievakprijs ‘de Galjaardprijs’ voor het project ‘#sameNSterker’. Dit project werd gelanceerd tijdens de coronacrisis om de informatievoorziening en verbinding onder ruim 21.000 medewerkers te bevorderen.

Een belangrijk aspect in deze campagne was dat leden van de Raad van Bestuur werden verzocht om collega’s door de gehele organisatie te bellen en te vragen hoe het met hen ging. Daarnaast werd er een tweewekelijks journaal opgezet waarin de laatste ontwikkelingen binnen de Nederlandse Spoorwegen werden toegelicht. Deze ontwikkelingen varieerden van financiële cijfers tot persoonlijke verhalen van medewerkers. Tevens werd de mogelijkheid gecreëerd om als medewerkers onderling digitale wenskaarten naar elkaar te sturen; dit werd maar liefst 30.000 keer gedaan. De NS toonde op effectieve wijze dit project niet alleen als communicatiemiddel te willen gebruiken, maar ook om verbondenheid tussen medewerkers te stimuleren en te waarborgen.

Is thuiswerken de toekomst?

Sommige specialisten spraken al snel van een toekomst waarbij structureel vanuit huis gewerkt ging worden. Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid in april 2020 bleek dat de ervaringen met thuiswerken over het algemeen positief zijn. Zo gaf 27% van de thuiswerkenden aan ook na de coronacrisis vaker te willen thuiswerken. Waar in april nog een kwart van de medewerkers verwachtte meer thuis te werken na de coronacrisis, was dat getal in augustus 2020 opgelopen naar 45%. Thuiswerken werd als efficiënt ervaren en medewerkers waren blij met de regie die zij hadden over hun werkdag. Een groot nadeel was het langdurig virtueel werken. Een deel van de respondenten gaf juist aan dat ze het werk minder zinvol vonden en thuis niet over de juiste middelen beschikten om hun werk naar behoren uit te voeren. Organisaties wegen momenteel alle plussen en minnen en streven ernaar om medewerkers gedeeltelijk weer terug te laten keren naar kantoor.

Terug naar kantoor, maar hoe dan?

Interne communicatie zal de komende maanden het  sleutelwoord worden. Deze moet namelijk toekomstbestendig en flexibel zijn. Hoe realiseer je dit als organisatie? Allereerst dien je een strategie te bedenken die bij elke verstrenging of versoepeling kan worden toegepast. Het coronavirus blijft een onvoorspelbaar fenomeen en nieuwe maatregelen liggen constant op de loer. Daarnaast zullen velen het (deels) terugkeren naar kantoor als fijn ervaren. Toch kan het voor sommige medewerkers ook spannend zijn. Wellicht ben je net gewend aan het thuiswerken, ben je thuis productiever dan op kantoor of heb je angst voor het virus wat nog onder ons is. Dit kan spanning en zorgen opleveren. Als organisatie is het belangrijk rekening te houden met alle vragen, wensen en onzekerheden die medewerkers hebben. Het is van essentieel belang dat de werkgever duidelijk is in de gevolgde strategie en hier duidelijk over communiceert.

Daarnaast is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt met medewerkers over de contactmomenten en de inrichting daarvan. Het blijft verstandig om frequent (online) contactmomenten te organiseren tussen medewerkers, zodat zij verbondenheid met elkaar blijven ervaren. Een tijdsplanning wie wanneer naar kantoor komt, kan bijvoorbeeld via de mail worden verstuurd. Regels die moeten worden nageleefd, kan je echter beter via verschillende kanalen communiceren zodat deze beter blijven hangen bij medewerkers. Ook over de interne communicatie ter plekke moet goed worden nagedacht. Denk aan: looproutes, spatschermen enzovoorts. In je digitale communicatie kan je aangeven dat je hier rekening mee houdt, dit zorgt ervoor dat bepaalde zorgen worden weggenomen.

Ook is het belangrijk om als directeur of CEO veelvuldig op de voorgrond te treden in deze nieuwe situatie. Communiceer open en eerlijk over ontwikkelingen die een organisatie doormaakt, maar sta ook open voor vragen en kritiek. Heb tevens oog voor het welzijn van medewerkers. Dit is anders wanneer zij hybride werken. Blijf hierover in gesprek met medewerkers. Belangrijk is ook om te blijven communiceren met medewerkers die (tijdelijk) uit de running zijn, zodat zij betrokken blijven bij de organisatie.

Tot slot is het belangrijk om medewerkers te blijven betrekken bij het wel en wee van de organisatie. Storytelling zou hierin een cruciale rol moeten spelen. Bij het inzetten van storytelling wordt commitment, trots en inspiratie bij medewerkers gecreëerd. Deze medewerkers zijn uiteraard de grootste ambassadeurs van een organisatie. Anders gezegd: extern winnen, is intern beginnen!

Meer hulp nodig bij het inrichten van een toekomstbestendige interne communicatiestrategie? Wij helpen je graag, neem gerust contact op!

 

Joey Brink

Consultant, Sterk Werk Communicatie

Bekijk je strategische communicatieplan door een zomerse bril

Bekijk je strategische communicatieplan door een zomerse bril

De officiële start van de zomer betekent ook dat het eerste halfjaar van 2021 er bijna op zit. Hoog tijd om het strategische communicatiejaarplan er nog eens bij te pakken. Ongetwijfeld hebben sommige projecten en campagnes – mede als gevolg van onzekere coronamaanden – nog niet het doel bereikt dat je voor ogen had. Maar geen paniek! Juist nu is het een goed moment om je plan en bijbehorende doelstellingen met een zomerse bril te bekijken en eventueel tijdig bij te sturen. We helpen je vlak voor de zomervakantie graag op weg met wat tips.

Tip 1: meerdere wegen leiden naar Rome

Natuurlijk, als organisatie wil je graag vasthouden aan het plan wat sinds begin dit jaar het vertrekpunt vormde om je doelstellingen te behalen. Toch is het niet verkeerd om nog eens te kijken of de weg naar die doelstellingen nog steeds dezelfde moet zijn. Marktomstandigheden veranderen immers. Specifiek dit jaar geldt dat er steeds meer mogelijk is nu de coronamaatregelen worden losgelaten. Wat is de impact hiervan op jouw doelgroep? Heeft deze nog steeds dezelfde prioriteiten? We raden aan om in een creatieve brainstorm met collega’s nog eens na te gaan of je campagne of project nog de juiste insteek hebben. Is dat zo? Helemaal prima! Is dat niet zo? Geen zorgen, dit is hét moment om er een andere invalshoek aan te geven. Er zijn immers meerdere wegen die naar Rome leiden!

Tip 2: kies niet voor een last minute

Zijn je doelstellingen zelf nog realistisch en haalbaar? En is de planning ook dusdanig dat alles nog dit jaar te realiseren valt? Vergeet ook niet de afstemming met andere collega’s en projectteams. Als blijkt dat er meerdere campagnes gelanceerd worden dit najaar, kan dit een averechts effect hebben. Zowel interne als externe stakeholders zien jouw organisatie namelijk vaak als één geheel.

Wees eerlijk tegen jezelf als je een onderbuikgevoel hebt dat jouw plannen niet realistisch zijn. Het is beter om nu de knoop door te hakken en over te gaan op een plan B, dan om aan te modderen tot november en dan, als het eigenlijk al te laat is, alsnog in de paniek te schieten omdat iets niet haalbaar blijkt. Ga dus niet voor een last minute door eind van het jaar nog een halfbakken campagne in elkaar te flansen! Je hebt deze zomer nog alle tijd om een andere campagne te bedenken en voor te bereiden als dat nodig blijkt.

Tip 3: waarom die all inclusive toch een goed idee is!

Je hebt geconcludeerd dat je doelstellingen nog realistisch zijn en ook de weg naar het behalen daarvan de juiste aanpak is. Mooi! Nu alleen nog de uitvoering: het optuigen van de (content)campagne. Juist hier gaat het nog wel eens fout. Want praktijkcollega’s of kennispartners blijken de eerstkomende drie maanden een overvolle agenda te hebben, of zijn met vakantie net op het moment dat jij stappen wilt zetten. Creëer dan maar eens de content waarvoor je hun hulp zo hard nodig hebt…

Loop jij tegen dit soort problemen aan bij het maken van je campagne? Overweeg dan eens om na de zomer een week in te plannen waarin alle betrokkenen bij de campagne hun agenda’s (deels) vrijmaken zodat je in vijf werkdagen alle middelen kunt maken: van het delen van de kennis van inhoudelijke experts tot en met het uitwerken en opleveren van de definitieve versies. All inclusive, om in zomerse termen te blijven. Een week knallen, waarna je zeker weet dat je je campagne ook daadwerkelijk kunt lanceren later dit jaar. Heb je hier hulp bij nodig? We helpen je uiteraard graag, zowel deze zomer als daarna!

Evi van den Oever

Managing Director, Sterk Werk Communicatie