Opvallen door jezelf te zijn

Opvallen door jezelf te zijn

In communicatie is het essentieel dat je opvalt. Dagelijks worstelen we als consumenten onze weg door een oerwoud van communicatie-uitingen. Onnoemlijk veel commerciële boodschappen en ook tal boodschappen waar geen enkele commerciële bedoeling achter zit. Via de traditionele media en door de komst van social media heeft het aantal uitingen helemaal een vlucht genomen. Hoe zorg je er als persoon of als organisatie dan voor dat jouw boodschap wordt opgepikt en niet ondersneeuwt? Daar is maar één remedie voor: opvallen.  

Relevantie

Volgens Van Dale is de betekenis van opvallen: in het oog vallen, de aandacht trekken. En laat dat nu precies zijn wat je voor ogen hebt, wat je wilt. Opvallen is synoniem voor gezien worden en voor opzien baren. Maar dat laatste is niet altijd exact wat je wenst. Als communicatieadviseur ga ik voor het credo: ‘Opvallen door jezelf te zijn’. En dat betekent dat je relevantie toevoegt aan opvallen. Opvallen moet een doel hebben. Anders is het ‘leuk doen’ in plaats van ‘leuk zijn’. Zonder relevantie is zelfs de beste grap niet meer dan een flauwe mop. Dan werkt creativiteit eerder tegen je, dan in je voordeel. En het doel moet bij je passen. Zonder doel kun je best wel eens iets raken, maar dat is dan slechts een toevalstreffer. En een strategie kun je niet baseren op een toevalstreffer, dat zou te makkelijk zijn.

Ik moest hier aan denken toen ik recent op LinkedIn een bericht voorbij zag komen. Klik hier om naar het LinkedIn-bericht te gaan. 

Waarom viel dit bericht op tussen alle andere berichten die door m’n tijdlijn heen schieten? Het antwoord ligt voor het oprapen, het viel op omdat de afbeelding op z’n kop stond. Een leuke grappige vondst, creatief bedacht. Maar was het wel relevant? Jazeker, want het artikel ging over omdenken. En zo wordt iets visueel in één klap duidelijk. En het deed mij denken aan een ABRI-poster  met een omgekeerde auto die ik jaren geleden heb gemaakt voor Rover Cars. Helaas heb ik er geen foto meer van. Nooit heb ik meer reacties op een uiting gekregen dan toen die posters door heel Nederland hingen. Iedereen had ‘m gezien en had het er over. Relevante communicatie voor een toen nog relatief onbekend automerk.

Beeldig

Een andere uiting op LinkedIn die mijn aandacht trok was van een andere orde. Zeker geen commerciële insteek, maar wel een voltreffer. Klik hier om naar het LinkedIn-bericht te gaan. 

Een bericht van Mardjan Seighali met een foto van het beeld ‘I Viaggiatori – de reiziger’ van Bruno Catalano. Hier geldt met recht het aloude gezegde: “Eén beeld zegt meer dan duizend woorden.” In dit geval zijn woorden overbodig, wat komt dit binnen. De leegte wanneer vluchtelingen moeten vluchten voor hun leven en alles moeten achterlaten.

De kunst in communicatie is het vinden van de juiste woorden en de juiste beelden. Waardoor jouw boodschap opvalt in de jungle van communicatie-uitingen waar we aan bloot worden gesteld. Waardoor wordt onze aandacht getrokken? Wat maakt dat we opeens weer bij de les zijn? Hoe zorg je ervoor dat mensen je horen? En hoe zorg je dat mensen je begrijpen?

Dan is opvallen belangrijk. Het witte schaap in de zwarte kudde. De rode roos in een geel bloemenperk. De man die opstaat uit een zittende menigte. De omgekeerde foto in een bushaltehokje. Allemaal voorbeelden van opvallen, in verschillende context. En een beeld dat blijft hangen.

In communicatie zijn er enkele voorbeelden die nog steeds tot de verbeelding spreken. Denk aan de  introductie van Apple Macintosh tijdens de Superbowl in de Verenigde Staten in 1984 met een tv-commercial die één minuut duurde. Of de introductie van de Opel Tigra in 1996 waarbij op één dag alle Nederlandse radiostations alleen maar radiospots van deze Tigra lieten horen. Of van de kreet “Goejemoggel” van KPN.

Soms kan het ook misgaan, zoals Mike Pence heeft ondervonden tijdens zijn debat met Kamala Harris. Tijdens de live-uitzending landde een bromvlieg op het hoofd van Pence en bleef daar minutenlang zitten.

Op social media ging het niet meer over de inhoud van het debat, maar over ‘de vlieg’. Binnen de kortste keren ontstonden er talloze grappen en memes over het insect. Ook dat is opvallen, maar dan zonder de toevoeging ‘door jezelf te zijn’.

Binnen een week content waarop je verder kunt bouwen

Worstelt jouw organisatie ook met het creëren van content waardoor een campagne maar niet van de grond komt? Is er tijd tekort om goede en relevante artikelen te schrijven, podcasts te maken of video’s te produceren? Moeite met het maken van samenhangende content over complexe thema’s? Of loop je ertegenaan dat je interne experts geen tijd hebben voor het aanleveren van noodzakelijke input? De contentbootcamp van Sterk Werk brengt hier verandering in en levert je binnen één werkweek de content op waarmee jij direct verder kunt!

Frans Colthoff

Senior Consultant, Sterk Werk Communicatie

Bekijk je strategische communicatieplan door een zomerse bril

Bekijk je strategische communicatieplan door een zomerse bril

De officiële start van de zomer betekent ook dat het eerste halfjaar van 2021 er bijna op zit. Hoog tijd om het strategische communicatiejaarplan er nog eens bij te pakken. Ongetwijfeld hebben sommige projecten en campagnes – mede als gevolg van onzekere coronamaanden – nog niet het doel bereikt dat je voor ogen had. Maar geen paniek! Juist nu is het een goed moment om je plan en bijbehorende doelstellingen met een zomerse bril te bekijken en eventueel tijdig bij te sturen. We helpen je vlak voor de zomervakantie graag op weg met wat tips.

Tip 1: meerdere wegen leiden naar Rome

Natuurlijk, als organisatie wil je graag vasthouden aan het plan wat sinds begin dit jaar het vertrekpunt vormde om je doelstellingen te behalen. Toch is het niet verkeerd om nog eens te kijken of de weg naar die doelstellingen nog steeds dezelfde moet zijn. Marktomstandigheden veranderen immers. Specifiek dit jaar geldt dat er steeds meer mogelijk is nu de coronamaatregelen worden losgelaten. Wat is de impact hiervan op jouw doelgroep? Heeft deze nog steeds dezelfde prioriteiten? We raden aan om in een creatieve brainstorm met collega’s nog eens na te gaan of je campagne of project nog de juiste insteek hebben. Is dat zo? Helemaal prima! Is dat niet zo? Geen zorgen, dit is hét moment om er een andere invalshoek aan te geven. Er zijn immers meerdere wegen die naar Rome leiden!

Tip 2: kies niet voor een last minute

Zijn je doelstellingen zelf nog realistisch en haalbaar? En is de planning ook dusdanig dat alles nog dit jaar te realiseren valt? Vergeet ook niet de afstemming met andere collega’s en projectteams. Als blijkt dat er meerdere campagnes gelanceerd worden dit najaar, kan dit een averechts effect hebben. Zowel interne als externe stakeholders zien jouw organisatie namelijk vaak als één geheel.

Wees eerlijk tegen jezelf als je een onderbuikgevoel hebt dat jouw plannen niet realistisch zijn. Het is beter om nu de knoop door te hakken en over te gaan op een plan B, dan om aan te modderen tot november en dan, als het eigenlijk al te laat is, alsnog in de paniek te schieten omdat iets niet haalbaar blijkt. Ga dus niet voor een last minute door eind van het jaar nog een halfbakken campagne in elkaar te flansen! Je hebt deze zomer nog alle tijd om een andere campagne te bedenken en voor te bereiden als dat nodig blijkt.

Tip 3: waarom die all inclusive toch een goed idee is!

Je hebt geconcludeerd dat je doelstellingen nog realistisch zijn en ook de weg naar het behalen daarvan de juiste aanpak is. Mooi! Nu alleen nog de uitvoering: het optuigen van de (content)campagne. Juist hier gaat het nog wel eens fout. Want praktijkcollega’s of kennispartners blijken de eerstkomende drie maanden een overvolle agenda te hebben, of zijn met vakantie net op het moment dat jij stappen wilt zetten. Creëer dan maar eens de content waarvoor je hun hulp zo hard nodig hebt…

Loop jij tegen dit soort problemen aan bij het maken van je campagne? Overweeg dan eens om na de zomer een week in te plannen waarin alle betrokkenen bij de campagne hun agenda’s (deels) vrijmaken zodat je in vijf werkdagen alle middelen kunt maken: van het delen van de kennis van inhoudelijke experts tot en met het uitwerken en opleveren van de definitieve versies. All inclusive, om in zomerse termen te blijven. Een week knallen, waarna je zeker weet dat je je campagne ook daadwerkelijk kunt lanceren later dit jaar. Heb je hier hulp bij nodig? We helpen je uiteraard graag, zowel deze zomer als daarna!

Evi van den Oever

Managing Director, Sterk Werk Communicatie

Het EK-voetbal: ‘genieten’ van merkcampagnes en media-statements

Het EK-voetbal: ‘genieten’ van merkcampagnes en media-statements

Het EK-voetbal staat voor de deur en de Oranjegekte barst weer los. Of je als communicatieprofessional nu wel of niet van voetbal houdt, dit soort momenten blijven interessant om te volgen. Er komen namelijk tal van geslaagde en minder geslaagde (content)campagnes voorbij, net als bijzondere media-optredens. Ook dit jaar weer…

Van de vuvuzela tot Koning Toto: merkcampagnes rondom Oranje

Merken investeren al decennia lang bij elk groot voetbaltoernooi in ‘creatieve’ campagnes. Radio, tv en sociale media worden overspoeld met ludieke filmpjes en inhakers. Ook dit jaar weer: bekijk zeker even het overzicht met Oranje-campagnes op Adformatie. Vaak gaan de merkcampagnes gepaard met bijbehorende (oranje) attributen. Herinneren we ons de oranje vuvuzela nog uit 2010? Ongetwijfeld, maar of de link met een merk hierbij nog gelegd wordt? Dat is vermoedelijk wel het geval bij de DutchDress, beter bekend als het Bavariajurkje.

Veel merken en bedrijven hopen natuurlijk hun verkoop te stimuleren of naamsbekendheid te vergroten door in te haken op de Oranjegekte. Een groot voetbaltoernooi (maar denk ook aan de Olympische Spelen) is een ideaal moment om even in the picture te staan. Je moet als merk wel een beetje geluk hebben met de sportieve prestaties van onze landgenoten. Als het toernooi voorbij is, of ‘we’ liggen er vroegtijdig uit, is de hosannastemming vaak snel voorbij en gaan we over tot de orde van de dag. Als merk heb je dan wellicht wat meer omzet behaald, maar ligt jouw oranje-attribuut bij duizenden Nederlanders achterin de kast stof te happen.

Het kan ook fout gaan, inspelen op het oranjesentiment. De oranje oorlogshelm uit 2006 deed het nodige stof opwaaien omdat hij qua vorm toch verdacht veel leek op de helm van het Duitse leger in ‘40-’45. De KNVB verbood de helm bij wedstrijden van het Nederlands elftal, wat weer voor een mediastorm in binnen- en buitenland zorgde. Hoewel de vraag naar de helm na deze ophef overigens fors steeg, is dit waarschijnlijk niet de manier waarop je als bedrijf in de media wil komen.

Bond en bondscoach onder het vergrootglas

Ook de communicatie vanuit de KNVB en bondscoach Frank de Boer wordt in deze periode breed uitgemeten. De Boer deed een aantal ongelukkige uitspraken in de media. Zo gaf hij aan alle afvallers voor de EK-selectie persoonlijk gebeld te hebben. Bij zeker twee spelers was dat niet het geval: Anwar El Ghazi ontving zelfs ‘live’ tijdens tv-opnamen een appje waarin hij het nieuws kreeg dat hij geen EK speelt, ook Jeremiah St. Juste gaf aan niet gebeld te zijn. Onhandig, communicatieregel één is niet liegen. Al is de leugen nog zo snel, de waarheid achterhaalt hem wel.

Enkele dagen na dit akkefietje gaf hij aan dat Queensy Menig een optie was als rechtsbuiten, terwijl de aanvaller van FC Twente niet in de selectie zit. De Boer bedoelde vermoedelijk Quincy Promes die wel is geselecteerd. Feitenkennis is noodzakelijk tijdens een mediaoptreden. Zorg dat je voorbereid bent en alle informatie paraat hebt. Daarnaast wekte De Boer de woede van keeper Jasper Cillessen door enkele dagen na de bekendmaking van de selectie te verkondigen dat Cillessen alsnog afviel door een positieve coronatest en hersteltijd. Dit tot verbazing van de doelman, die verklaarde dat De Boer tijdens het selectiemoment al wist dat de keeper positief had getest, fit was en geen klachten had. Ongelukkige momenten.

Met 17 miljoen bondscoaches wordt de communicatie van de KNVB in deze tijd ook nadrukkelijk gevolgd en, hoe kan het ook anders, bekritiseerd.  Zo pakte de voetbalbond het podium met een heuse afvallers-show, waarin de spelers die niet in de definitieve EK-selectie kwamen op social media met tussenpozen werden aangekondigd. Pijnlijk, want niet alleen lekten de namen op voorhand alsnog uit, ook leek het velen beter om de ‘losers’ een dergelijke soort publieke vernedering te besparen. Dan pakten de Italianen het in ieder geval komischer aan: in een Songfestival-achtige setting werd de EK-selectie gepresenteerd, waarna spelers en staf ongemakkelijk samen liedjes zongen. Ziet u het al voor zich? Memphis Depay en Wout Weghorst die samen een uitvoering van ‘Viva Hollandia’ ten gehore brengen, live op tv?

Het beloven weer boeiende weken te worden, zowel voor sportliefhebbers als communicatieprofessionals. Laten we hopen op fraaie campagnes, heldere media-statements en dat we, om met het inmiddels legendarische statement van een voormalig rvc-voorzitter van de KNVB te eindigen, iedere wedstrijd zullen winnen!

Kenny de Vilder

Consultant, Sterk Werk Communicatie

Geen tijd voor je contentcampagne? Geen excuus!

Geen tijd voor je contentcampagne? Geen excuus!

Elke communicatie- of marketingprofessional herkent het wel: je wilt een contentcampagne optuigen, gaat enthousiast aan de slag, maar tijdgebrek bij jezelf of bij collega’s zorgt voor uitstel. We weten allemaal: dat leidt tot afstel. Zonde, want zo gaat een mooie kans verloren om de waarde van jouw producten/diensten aan je publiek te tonen. Het goede nieuws? Na het lezen van dit blog weet je waarom ‘geen tijd’ voortaan geen excuus meer is!

Van uitstel komt afstel

Een crisis die tussendoor komt, last minute prioriteiten waardoor inhoudelijke experts geen tijd hebben om input te geven of actuele ontwikkelingen die aandacht vereisen: allemaal zaken waardoor contentcampagnes vertraging oplopen. In de praktijk zie ik vaak genoeg dat organisaties graag willen, maar door allerlei redenen toch niet de tijd nemen om een contentcampagne voor te bereiden. Goede ideeën blijven zo op de plank liggen en meer dan eens komen ze daar ook niet meer vanaf. Bijvoorbeeld omdat later in het jaar blijkt dat de concurrent er met een soortgelijke campagne voor zorgt dat je niet meer relevant bent. Of het budget ‘op’ is. Of de actualiteit je goede ideeën inmiddels heeft ingehaald.

Focus in één week op je campagne

Hoe zorg je dan toch voor de content waaruit een campagne bestaat? Mijn advies: reserveer een korte periode van bijvoorbeeld een week, waarin de focus alleen op het creëren van content voor je campagne ligt. Je kunt hier aan het begin van het jaar al rekening mee houden in je strategische planning. Reserveer desnoods 2-3 momenten per jaar, dan is er altijd wel een optie mogelijk. Is het intensief, alle contentmiddelen voor een campagne uitwerken in een week? Absoluut! Maar het is zeker haalbaar en heeft ook voordelen:

  • Je hebt in die ene week de volledige focus op het thema. Geen afleiding want je collega’s weten dat jij en je teamgenoten die week gereserveerd hebben. En natuurlijk, dat betekent niet dat je er 40 uur niet bent, even de mail checken kan uiteraard altijd.
  • De inhoudelijke experts hoeven slechts één keer hun agenda vrij te maken. Input geven kost tijd, maar is uiteraard noodzakelijk om goede content creëren. Niet alleen kun je in een week echt zorgen voor diepgang en een onderwerp helemaal doorspreken, experts hoeven ook niet om de zoveel weken weer een interview te geven of teksten na te lezen.
  • Samen aan een campagne werken, is leuk! Ga met het team op een andere locatie zitten als dat weer kan, maak een online ‘room’ aan, plan een pizzameeting in, whatever, maar kom uit die comfortzone. Zo ontstaan vaak de beste ideeën.
  • Je boekt direct tastbare resultaten. Door in één week het traject van input tot creatie en oplevering van contentmiddelen te doorlopen, heb je direct de content beschikbaar. Handig, want zo kunnen collega’s al webpagina’s inrichten of e-mails klaarzetten, ook als de campagne pas later in het jaar van start gaat.
  • Je behaalt de doelen die je hebt gesteld. Want ondanks alle drukte en andere prioriteiten heb je wel gewoon die campagne voorbereid en komen er resultaten binnen. En dat is uiteraard wel zo fijn als er wordt geëvalueerd of de doelstellingen zijn behaald!

Geen tijd voor content? Dat is dus echt geen excuus meer…aan de slag!

Wil je meer weten over hoe je een campagne binnen een week van A tot Z optuigt? Of heb je hulp nodig om dit te doen? Lees dan meer over onze contentbootcamp of neem direct contact op. Wij denken graag met je mee.

Kenny de Vilder

Consultant, Sterk Werk Communicatie

1 april: de do’s en dont’s voor de contentkalender

1 april: de do’s en dont’s voor de contentkalender

Over het ontstaan van 1 april bestaan verschillende theorieën, maar één ding is zeker: al eeuwen staat deze dag in het teken van elkaar voor de gek houden. In de loop der jaren zijn er tal van goede – en minder goede – grappen uitgehaald. De één succesvoller dan de ander. Echter is het een toenemende trend dat organisaties juist niet op deze dag willen inhaken en media terughoudend zijn om zo nepnieuws te voorkomen. Is het eigenlijk wel effectief om als organisatie in te haken op deze dag? Wij delen graag onze analyse.

Humor is in trek

Humor is een belangrijke component in de wereld van content en PR. De analisten van Nielsen deden in 2013 een onderzoek naar de werking van humor in advertenties. Uit het onderzoek bleek dat een meerderheid (54%) van de consumenten zich hiertoe voelt aangetrokken.  Onderzoeker Madelijn Strick bevestigde de werking van humor in advertenties al in 2009. Zo blijkt dat humor een negatief beeld over organisaties kan wegnemen. Door grappige content houd je een positief beeld over van een organisatie en ben je eerder bereid bij hen te consumeren. Humor speelt in op onbewuste emoties van het menselijk brein, waardoor men een positieve gedachte koppelt aan het merk. Inspelen op emoties zorgt ervoor dat mensen fan van je merk worden. Wil Michels onderschrijft dit in zijn boek Fanstrategie (2020). Met humor creëer je een relatie met de doelgroep die zich in deze humor herkent. Het is dus zeker de moeite waard om als organisatie humor te verwerken in content en zo (potentiële) klanten aan je te binden.

Is humor altijd effectief?

Humor blijft echter wel een kwestie van smaak. Humor kan amuseren, maar ook beledigen. Sommige organisaties hebben in het verleden de negatieve gevolgen ondervonden van het gebruiken van humor in content. Een mooi voorbeeld is de verlate 1 aprilgrap van ‘The Next Crowd’. Dit Nederlandse marketingbedrijf zou een pitch hebben gewonnen voor de Amerikaanse overheid om een wervingssite op te richten. Via deze site zou de Amerikaanse overheid snel en effectief medewerkers kunnen werven voor de bouw van de omstreden grensmuur van Donald Trump tussen de grens van de Verenigde Staten en Mexico. Het nieuws werd kenbaar gemaakt op 2 april en massaal opgepikt door de nationale en internationale media. Via social media stroomden de negatieve en verontwaardigde reacties binnen op het ‘persbericht’ van ‘The Next Crowd’ en medewerkers werden zelfs bedreigd. Het bedrijf was genoodzaakt om binnen 24 uur te melden dat het hier ging om een verlate 1 aprilgrap. De insteek was om juist een anti-Trump boodschap te communiceren en te benadrukken dat ‘The Next Crowd’ niet achter de bouw van de muur stond. Gevolg van dit alles was dat ‘The Next Crowd’ op een zwarte lijst terecht kwam bij journalisten. De nieuwsmedia zijn sowieso wat terughoudender geworden als het gaat om 1 aprilgrappen. Dit om het verspreiden van nepnieuws en desinformatie te voorkomen. Zo laat het Belgische VRT-nieuws sinds 2019 de 1 aprilgrap na jarenlange traditie achterwege. In een online wereld waar bijvoorbeeld acht op de tien jongeren misleidende informatie niet kan onderscheiden van juiste informatie, zou je je dus kunnen voorstellen dat het voor sommigen niet meer aantrekkelijk is om mee te doen aan 1 april.

Lessons to learn

De lessen uit de case van ‘The Next Crowd’ zijn snel te trekken. Indien je een grap wilt uithalen, doe dit dan voordat 1 april nadert of op de dag zelf. Na 1 april gaan we verder tot de orde van de dag en zit zeker niemand meer op een flauwe grap te wachten. Tevens is het belangrijk om bij het bedenken van een grap weg te blijven van controversiële en beladen thema’s, zoals racisme, seksisme en politiek. Dit zal (ook al is het niet zo bedoeld) ook negatieve reacties oproepen.

Zijn er ook goede voorbeelden?

Ja, die zijn er zeker. Jaarlijks amuseren we ons met ludieke content en PR-acties op 1 april. Zo ging de ‘Dogkini’ (een bikini voor de hond) van Hunkemöller viraal en nam Domino’s dit jaar een statement in om na kritiek (hoort ananas wel of niet op een pizza) van topchefs, politici en beroemdheden afscheid te nemen van de pizza ananas.

Ook de campagne van snoepketen Jamin mag niet ontbreken. Na lang overwegen besloot Jamin om over te gaan in Japlus. De min in de naam zou negatief worden ervaren door consumenten.  De website en socials werden zelfs aangepast en zo leek de 1 aprilgrap een echte koerswijziging. Tot slot werd in Mexico het neuskapje geïntroduceerd. Want zeg nou zelf: tijdens het eten draag je geen mondkapje. Is het dan nog wel veilig in coronatijd? ‘Onderzoekers’ in Mexico namen geen risico, en introduceerde het neuskapje. Juist in deze coronacrisis is het goed om als organisatie op 1 april in te haken. Humor geeft verlichting en dient als medicijn in deze gekke tijden.

At last but not least

Inspelen op 1 april is een geweldige kans voor je organisatie om met humoristische content viral te gaan en ook daadwerkelijk top-of-mind te komen bij consumenten. De grap moet dan natuurlijk wel als een verrassing komen en verwerk er een voor jouw organisatie relevante boodschap in. Pas je communicatie aan om je grap goed over te laten komen, ofwel speel goed in op welke toon bij de grap past. Speel in op actualiteit. Zorg dat je publiek de boodschap in de grap herkent en zich er mee identificeert. Monitor ook zeker hoe de grap landt bij de doelgroep en stuur bij waar nodig. Sta ook open voor humor van anderen en blijf altijd relativeren, want het is en blijft maar een grap. Voor dit jaar zijn deze tips misschien mosterd na de maaltijd, maar voor volgend jaar zeker nuttig om toe te passen in je contentkalender en PR.

Lees hier meer over contentmarketing en PR.

Joey Brink

Consultant, Sterk Werk Communicatie

Maak van je persbijeenkomst een online succes

Maak van je persbijeenkomst een online succes

Het organiseren van een persbijeenkomst is voor veel organisaties dé manier om de banden met relevante journalisten rondom specifieke onderwerpen aan te halen. Er zitten alleen nogal wat beperkingen aan de traditionele, fysieke persbijeenkomst, zo is inmiddels wel duidelijk. Gelukkig is daar de online/hybride variant. Zeer zeker niet alleen een noodgedwongen alternatief, maar wat ons betreft ‘here to stay’.

Organisatorische obstakels

Beperkingen aan een persbijeenkomst? Er zijn toch juist veel succesvolle voorbeelden van bekend? Natuurlijk zijn die er, alleen aan de organisatorische kant zitten de nodige obstakels. Journalisten haken wellicht af omdat ze te ver moeten reizen. De locatie heeft misschien een beperkte capaciteit waardoor er een maximum aantal aanwezigen kan zijn. Het huren van die locatie kan ook nog eens flinke kosten met zich meebrengen. Naast de zaalhuur moet er ook iets van catering zijn, net als medewerkers om iedereen op te vangen en te begeleiden. Denk ook aan parkeer- of reiskosten. En last but not least: we weten dat het door de coronamaatregelen simpelweg lang niet altijd mogelijk is om een fysieke persbijeenkomst te organiseren.

De online persbijeenkomst: tips en tricks

Het kan gelukkig ook anders. En nog beter! Inmiddels hebben we de nodige ervaring met het organiseren van een hybride en volledige online persbijeenkomst. Wat blijkt? Er was in vergelijking met eerdere jaren meer belangstelling onder journalisten voor het evenement. Geen teleurstellingen dat de zaal vol was, iedereen kon het live volgen. Ook de gebruikelijke 1-op-1-interviews na afloop konden digitaal allemaal plaatsvinden. En met de juiste techniek is het organiseren van zo’n bijeenkomst zonder al te veel toeters en bellen eigenlijk een fluitje van een cent.

Waar moet je op letten bij het organiseren van een online (of desnoods hybride) persbijeenkomst? We delen graag enkele tips met je:

  • Zorg voor een goede internetverbinding, bij voorkeur via een vaste lijn.
  • Oefen van tevoren en verdeel de rollen goed. Wij gebruiken hiervoor Microsoft Teams live events, een extensie van het bekende Teams. De ‘producer’ heeft een aantal mogelijkheden voor het delen van één van meerdere beelden en het beheren van de Q&A. Oefening baart kunst!
  • Zorg voor een zo’n laagdrempelig mogelijke livestream, die via een openbare link op elk apparaat zonder noodzakelijke software of account te volgen is. Zo kan een deelnemer die op het laatste moment toch nog verhinderd is, de link eenvoudig doorsturen naar een collega.
  • Attendeer de deelnemers een dag van tevoren op de online bijeenkomst, maar stuur de link pas vlak van tevoren om onduidelijkheid over de startdatum en -tijd te voorkomen.
  • Bereid de spreker(s) voor op het praten in een camera en voor een verder lege zaal. Ook voor geoefende sprekers zal het even vreemd aanvoelen dat er niemand aanwezig is. Terwijl er online misschien juist meer kijkers zijn dan normaal!Zorg voor een externe (kwalitatief goede) webcam.
  • Denk na over het plaatsen van een goede microfoon die ook het omgevingsgeluid weergeeft. Bijvoorbeeld als er iemand live vragen uit de chat aan de spreker stelt.
  • Houd rekening met de vertraging bij een livestream van al snel 15 tot 30 seconden. Dat betekent een andere manier van het opbouwen van de presentatie. Zorg voor tussenvragen die het geheel soepel laten verlopen.
  • Denk aan een online persmap die de journalisten van de juiste informatie voorziet zonder dat stukken ongewenst op het internet gaan rondzwerven.
  • Probeer via de Q&A de deelnemers betrokken te houden door de aanmoediging om vragen te stellen, tijdens de bijeenkomst 1-op-1 te reageren en relevante vragen ook voor de andere deelnemers toonbaar te maken.
  • Zorg voor een follow-up na afloop. Stuur bijvoorbeeld een link waarop de sessie is terug te kijken naar de aanwezigen en/of een download over de inhoud van de sessie. Vraag ook om feedback na afloop van een eerste online bijeenkomst – en zet dat contact meteen om in een nieuwe kans!

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van een online of hybride persbijeenkomst voor jouw organisatie? We denken graag met je mee.

Evi van den Oever

Managing Director, Sterk Werk Communicatie