Woordvoering en privacy: drie tips uit de praktijk

door 17-06-21Blog, Communicatieadvies, Mediatrainingen

Bijna elke organisatie herkent dit: één individuele casus met een klant, lid, bewoner of belangrijke stakeholder wordt breed uitgemeten in de media en brengt de reputatie potentieel in gevaar. “Geen commentaar” is nooit een goed antwoord, maar tegelijkertijd word je als woordvoerder enorm beperkt door privacyrichtlijnen. Je kunt immers niet zomaar aangeven dat de klant al jaren zijn rekening niet betaalt, de bewoner wordt verdacht van handelen in verdovende middelen en de belangrijke stakeholder zaken doet die het daglicht niet kunnen verdragen. Toch zijn er mogelijkheden om als woordvoerder te laveren tussen reputatieschade en inbreuk op de privacy. In dit blog geven wij je drie tips uit de praktijk.

Tip 1: Wees transparant voor zover je kunt

Onze eerste tip luidt: wees transparant voor zover dit mogelijk isDat je de privacy van een individu in acht neemt, wil niet zeggen dat je ook helemaal niets over de situatie kunt vertellen. Leg daarbij ook duidelijk uit waarom je – vanwege privacy – bepaalde informatie niet kan delen. In veel gevallen kun je wel aangeven hoe jullie er als organisatie instaan, bijvoorbeeld dat je het ook een vervelende situatie vindt en welke stappen je gaat ondernemen om dit op te lossen. Kortom: beter een reactie die niet volledig maar wel authentiek is, in plaats van de deur dichthouden met geen commentaar. Misschien is er ook meer mogelijk op het gebied van privacy dan je denkt. De Autoriteit persoonsgegevens, die toeziet op de AVG, heeft een informatiepunt waar ook organisaties hun vraag kunnen voorleggen. Bij twijfel: maak hier zeker gebruik van.

Tip 2: Veralgemeniseer

Onze tweede tip is veralgemeniseer het verhaal. Probeer je verhaal naar een hoger abstractieniveau te tillen in plaats van in te gaan op de individuele casus en geef daarbij procesinformatie. Geef aan hoe de organisatie in algemene gevallen omgaat met vergelijkbare casussen en welke protocollen daaraan ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld: hoe ziet het voortraject eruit voordat een bewoner uit zijn huurwoning wordt gezet, of hoe werkt de klachtencommissie wanneer een klant ontevreden is over een product of dienst. Let wel op: belangrijk is om eerst te verifiëren of het gegaan is zoals wordt beweerd.

Tip 3: Blijf in de lead

Zeker als het gaat om potentieel privacygevoelige zaken kun je door de voorzichtigheid de lead kwijtraken bij dit soort woordvoeringsvraagstukken. Op basis van de voorgaande tips is er gelukkig altijd een antwoord voorhanden, maar zorg ervoor dat je je geen woorden in de mond laat leggen en  duidelijke antwoorden formuleert. Stel daarom van te voren goede Q&A’s en een kernboodschap op zodat je de vragen kunt beantwoorden op de juiste manier. Soms hebben journalisten de neiging je woorden in de mond te leggen door bijvoorbeeld te zeggen “We kunnen wel aannemen dat het klopt dat …. toch?” Zodra je instemt of ontkent kunnen zij een quote formuleren die jij niet gegeven hebt, wat een privacy-issue met zich mee kan brengen. Zeg in plaats daarvan bijvoorbeeld “Ik zou het anders willen formuleren namelijk..” Hierdoor houd je zelf de controle en kun je teruggrijpen naar je kernboodschap. Zie je verklaring als kans om een verhaal te doen in plaats van als een aanval.  

Uiteindelijk probeert een journalist zijn of haar werk ook goed te doen door een verhaal te schrijven wat verkoopt en nieuwswaarde heeft. Probeer het contact met een journalist kort te houden. Nodig ze eens uit voor een kop koffie of een werkbezoek waarbij ze vragen kunnen stellen over je organisatie en de manier waarop je werkt. Voorkomen is namelijk altijd beter dan genezen.  

Wil je meer weten over woordvoering of getraind worden in hoe je de pers op de juiste manier te woord kunt staan? Neem dan een kijkje op onze pagina over mediatrainingen of lees onze whitepaper 

Maaike van Liempd

Stagiair, Sterk Werk Communicatie

Share This

Deel dit!

Deel dit verhaal op social - Snel en makkelijk hier